Osallistava strategiaviestintä johti isoon muutokseen
Jaa
Lähtötilanne
Sote-uudistuksen yhteydessä oli syntynyt uusi jättiorganisaatio, Kanta-Hämeen hyvinvointialue Oma Häme. Samaan aikaan, kun henkilökunta on tekemisissä ihmisten herkimpien asioiden kanssa, opeteltiin toimimaan yhdessä uudessa organisaatiossa.
Laadukkaalla viestinnällä haluttiin varmistaa, että strategiaviestintä lähtee heti alusta oikeaan suuntaan ja johtaa tavoiteltuun muutokseen. Tavoitteena oli tehdä uutta strategiaa tutuksi henkilöstölle ja innostaa kaikkia pohtimaan, miten he sitä arjessaan toteuttavat.
Laadukkaalla viestinnällä haluttiin varmistaa, että strategiaviestintä lähtee heti alusta oikeaan suuntaan ja johtaa tavoiteltuun muutokseen. Tavoitteena oli tehdä uutta strategiaa tutuksi henkilöstölle ja innostaa kaikkia pohtimaan, miten he sitä arjessaan toteuttavat.
Tavoitteet
Valtavankokoinen Oma Häme oli syntynyt “yhdessä yössä”. Hyvinvointialuejohtaja oli valmistellut aluehallituksen kanssa laajan muutosstrategian, joka oli toiminnan jatkuvuudelle välttämättömyys. Työstä haluttiin kertoa niin, että se ei herätä huolta, mutta myös viestiä, että muutosta tarvitaan.
Tavoitteena oli:
- Luoda sanoitusta ja materiaalia hyvinvointialueen johtajalle ja kaikille lähijohtajille helpottamaan strategiasta viestimistä. Tarkoituksena oli kertoa strategiatyön laajuudesta, mutta myös yksinkertaistaa ja innostaa rakentamaan yhdessä uutta organisaatiota.
- Tavoitteena oli saada kriittiset strategiatavoitteet tavoittamaan henkilökunta niin, että se saa aikaan muutosta toiminnassa.
Alkoi pohdinta, miten strategia viedään yli 7000 ihmisen arkeen organisaatiossa, jossa työskennellään ympärivuorokautisissa vuoroissa tietokoneiden ja muiden viestintälaitteiden ulottumattomissa.
Tavoitteena oli:
- Luoda sanoitusta ja materiaalia hyvinvointialueen johtajalle ja kaikille lähijohtajille helpottamaan strategiasta viestimistä. Tarkoituksena oli kertoa strategiatyön laajuudesta, mutta myös yksinkertaistaa ja innostaa rakentamaan yhdessä uutta organisaatiota.
- Tavoitteena oli saada kriittiset strategiatavoitteet tavoittamaan henkilökunta niin, että se saa aikaan muutosta toiminnassa.
Alkoi pohdinta, miten strategia viedään yli 7000 ihmisen arkeen organisaatiossa, jossa työskennellään ympärivuorokautisissa vuoroissa tietokoneiden ja muiden viestintälaitteiden ulottumattomissa.
Ratkaisu
Strategia jalkautuu arkeen vain ymmärryksen kautta. Siksi rakensimme kuunteluun ja dialogiin perustuvan jalkautussuunnitelman, jonka keskiössä olivat keskustelut, joita lähijohtajat tulisivat käymään tiimiensä kanssa.
Tiimikeskusteluja varten tarvittiin valtavasta strategia-aineistosta kiteytetty, henkilökuntaa osallistava ja innostava, mutta tarpeeksi konkreettinen ja muutosta ajava strategiaviestintäpaketti. Johdon työpajoissa hiottiin strategian painopisteistä oikeat ja innostavat sanoitukset. Toimialajohtajat veivät strategiatavoitteet omiin johtoryhmiinsä, joissa työstettiin toimialakohtaiset tavoitteet. Strategiaviestintäpaketti testattiin muutaman lähijohtajan ydinjoukolla.
Lähijohtajilta kysyttiin, mitä tukea he kaipaavat. Suurin osa lähijohtajista ei ollut koskaan käynyt strategiakeskustelua, ja tuloksista kuulsi läpi huoli omasta strategiaviestintäosaamisesta. Kaikille vajaalle 400:lle lähijohtajille tarjottiin mahdollisuus käydä viestintäkoulutus, joka valmensi heitä strategiakeskusteluihin.
Tiimikeskusteluja varten tarvittiin valtavasta strategia-aineistosta kiteytetty, henkilökuntaa osallistava ja innostava, mutta tarpeeksi konkreettinen ja muutosta ajava strategiaviestintäpaketti. Johdon työpajoissa hiottiin strategian painopisteistä oikeat ja innostavat sanoitukset. Toimialajohtajat veivät strategiatavoitteet omiin johtoryhmiinsä, joissa työstettiin toimialakohtaiset tavoitteet. Strategiaviestintäpaketti testattiin muutaman lähijohtajan ydinjoukolla.
Lähijohtajilta kysyttiin, mitä tukea he kaipaavat. Suurin osa lähijohtajista ei ollut koskaan käynyt strategiakeskustelua, ja tuloksista kuulsi läpi huoli omasta strategiaviestintäosaamisesta. Kaikille vajaalle 400:lle lähijohtajille tarjottiin mahdollisuus käydä viestintäkoulutus, joka valmensi heitä strategiakeskusteluihin.
Keskustelut johtivat muutokseen
Osallistimme käytännössä koko organisaation jo prosessin suunnitteluvaiheessa. Tästä yhteistyöstä syntyi lähijohtajien koulutukset ja viestintäpaketti, joka palveli tarkoituksessaan erinomaisesti.
Tavoitteena oli sitouttaa henkilökunta strategian tavoitteisiin ja saada aikaan muutosta. Lähijohtajat veivät strategian arkeen käymällä dialogia tiimiensä kanssa. Lähijohtajien tekemää osallistavaa jalkautustyötä tuettiin strategiaviestinnällä omissa kanavissa ja toimipisteissä. Myös hyvinvointialuejohtaja ja johtoryhmä järjestivät strategiakiertueen, jossa omat alueelliset tilaisuuteensa erikseen lähijohdolle sekä henkilöstölle.
Lähijohtajien yksiköissään vetämien strategiakeskustelujen merkitys oli ratkaiseva. Niistä kerättiin toimenpide-ehdotuksia strategiatavoitteiden saavuttamiseen. Keräsimme erilliselle sähköiselle alustalle peräti tuhansia toimenpiteitä, joita yksiköt lähtivät arjessaan edistämään.
Tavoitteena oli sitouttaa henkilökunta strategian tavoitteisiin ja saada aikaan muutosta. Lähijohtajat veivät strategian arkeen käymällä dialogia tiimiensä kanssa. Lähijohtajien tekemää osallistavaa jalkautustyötä tuettiin strategiaviestinnällä omissa kanavissa ja toimipisteissä. Myös hyvinvointialuejohtaja ja johtoryhmä järjestivät strategiakiertueen, jossa omat alueelliset tilaisuuteensa erikseen lähijohdolle sekä henkilöstölle.
Lähijohtajien yksiköissään vetämien strategiakeskustelujen merkitys oli ratkaiseva. Niistä kerättiin toimenpide-ehdotuksia strategiatavoitteiden saavuttamiseen. Keräsimme erilliselle sähköiselle alustalle peräti tuhansia toimenpiteitä, joita yksiköt lähtivät arjessaan edistämään.
Asiakkaan kommentti
"Tavoitteemme oli tehdä uutta strategiaa tutuksi henkilöstölle ja innostaa kaikkia pohtimaan, miten he käytännössä sitä omassa työssään ja arjessaan toteuttavat. Lähijohtajien sparraus ja heidän vetämiensä työpajojen helpottaminen oli ensisijaisen tärkeää tavoitteen saavuttamiseksi. Valtaosa (yli 70 %) kaikista lähijohtajistamme suunnitteli yhdessä tiiminsä kanssa toimenpiteitä. Olemme lanseerausvaiheen jälkeen jatkaneet työtä strategian toimeenpanemiseksi. Lanseerausvaiheen viestinnällinen projekti paransi huomattavasti lähijohtajiemme ja henkilöstön tietoisuutta strategiastamme ja sitä kautta valmiutta toimeenpanna sitä seuraavassa vaiheessa rakenteisen tavoiteasetannan kautta.”
Satu Ala-Kokko, strategia ja integraatio -toimialan toimialajohtaja ja hva-johtoryhmän jäsen
”Lähijohtajien palaute materiaalista ja saadusta tuesta oli positiivista ja kiittävää, vaikka aikataulu oli kunnianhimoinen. Lähijohtajat antoivat paljon arvoa heitä tukevalle viestintämateriaalille ja olivat tyytyväisiä tarjottuihin tukiklinikoihin. Hyvä kokemus auttaa meitä suuresti koko hyvinvointialuetta koskevien asioiden jalkauttamisessa jatkossa.”
Minna-Liisa Lönnqvist, viestintäjohtaja ja hva-johtoryhmän jäsen
Satu Ala-Kokko, strategia ja integraatio -toimialan toimialajohtaja ja hva-johtoryhmän jäsen
”Lähijohtajien palaute materiaalista ja saadusta tuesta oli positiivista ja kiittävää, vaikka aikataulu oli kunnianhimoinen. Lähijohtajat antoivat paljon arvoa heitä tukevalle viestintämateriaalille ja olivat tyytyväisiä tarjottuihin tukiklinikoihin. Hyvä kokemus auttaa meitä suuresti koko hyvinvointialuetta koskevien asioiden jalkauttamisessa jatkossa.”
Minna-Liisa Lönnqvist, viestintäjohtaja ja hva-johtoryhmän jäsen
Creative Brand House